klantenportaal

Binnenkort zal het portaal in werking treden. We gaan hierbij gefaseerd werken. Dat betekent dat nog niet iedereen meteen van het portaal gebruik zal kunnen maken. Wij sturen jou een persoonlijke uitnodiging per e-mail zodra je het portaal kan gebruiken. Dat is voor ons de meest overzichtelijke manier om iedereen goed te begeleiden en vragen snel te kunnen beantwoorden.

Dit betekent dat sommige mensen sneller een uitnodiging zullen ontvangen dan anderen. Je kan niet zelf kiezen wanneer je start met het klantenportaal. Je ontvangt automatisch een e-mail zodra jij aan de beurt bent.

Vanaf begin februari starten we met de eerste uitnodigingen. Dit volledige proces zal enkele maanden in beslag nemen. We starten met relatief kleine groepen zodat we zeker zijn dat het systeem optimaal werkt. De bedoeling is natuurlijk dat uiteindelijk iedereen de kans krijgt om het portaal te gebruiken. We hopen dat tegen mei iedereen die dat wil, van het portaal gebruik kan maken.

Wil jij graag gebruik maken van het portaal? Dan kan je dit formulier invullen. Opgelet: het kan zijn dat je niet meteen uitgenodigd wordt om het portaal te gebruiken als je het formulier hebt ingevuld. We nemen jouw aanvraag wel zo snel mogelijk mee in de gefaseerde aanpak.

Heb je een uitnodigingsmail van ons ontvangen? Dan kan je meteen aan de slag.

1. Klik op de link in de e-mail.
2. Kies een persoonlijk wachtwoord.
3. Log in met je e-mailadres en wachtwoord.

Eens je aangemeld bent, kan je starten met het ingeven van je onkostennota’s. Vrijwilligers voeren hun onkosten digitaal in. Na het indienen ontvangen zij een e-mail met een link om de onkosten te ondertekenen. Zodra dat gebeurd is, ontvangt de budgethouder een e-mail met een link om de onkosten na te kijken en goed te keuren.

In onderstaande instructievideo leggen we je stap voor stap uit hoe het klantenportaal werkt. Je ontvangt ook een rechtstreekse link naar deze video wanneer we jou uitnodigen om het portaal te gebruiken. Je kan het filmpje op je eigen tempo herbekijken.

Als vrijwilliger kies je voor een reële of een forfaitaire vergoeding. Meer informatie hierover vind je hier. Je duidt in het portaal aan of je voor een reële of een forfaitaire vergoeding kiest.

Lever je gedurende een bepaalde periode elke keer exact dezelfde prestatie tegen hetzelfde bedrag? Dan kan je deze prestaties samen ingeven. Je moet maar één keer de prestatie omschrijven. Vervolgens duid je de periode aan waarin de prestaties plaatsvonden en hoe vaak ze werden uitgevoerd.

Verschillen de prestaties inhoudelijk of is het bedrag niet altijd hetzelfde? Dan geef je elke prestatie afzonderlijk in.

Heb je binnen een periode elke keer exact dezelfde verplaatsing gemaakt? Dan kan je deze samen ingeven. De vertrekplaats, aankomstplaats en het aantal kilometers blijven hierbij steeds hetzelfde.

Reed je naar verschillende bestemmingen of verschilden de afstanden of routes? Dan geef je elke verplaatsing afzonderlijk in.

Alle onkosten die ten laatste op de 5de van de maand correct zijn ingediend en ondertekend in het klantenportaal, worden diezelfde maand gefactureerd en uitbetaald. Vanaf de 7de van de maand kan je opnieuw onkosten invoeren voor de volgende periode. Het systeem heeft telkens één dag nodig om alles opnieuw klaar te zetten.

De andere manieren om onkostennota’s in te dienen, via e-mail of per post, blijven uiteraard nog steeds mogelijk. Je kiest dus ofwel om met het portaal te werken, ofwel verder te werken zoals je gewoon bent. Doe dit niet dubbel. Dat kan tot fouten leiden.

Mail ons via dito.vrijwilligersservice@ditovzw.be.

Wil je dat we je telefonisch contacteren? Vermeld dan zeker je telefoonnummer en wanneer we je best kunnen bereiken (binnen onze kantooruren). We helpen je graag verder.