vrijwilligersservice

Indienen onkostennota’s

• Dit kan enkel nog door de vrijwilliger zelf.

• Nota’s die via mail ingediend worden, moeten als bijlage aan de mail toegevoegd zijn. Afbeeldingen in de mail zelf worden niet meer aanvaard.

• Wanneer het bedrag op een nota lager is dan 1.000 euro, aanvaarden we elke vorm van handtekening, ook digitaal. Vanaf een bedrag van 1.000 euro of hoger is een originele handtekening nodig.

• We aanvaarden enkel onkosten die niet ouder zijn dan drie maanden ten opzichte van de maand waarin de nota ingestuurd wordt. Bijvoorbeeld: een nota die op 4 mei bij ons toekomt, kan enkel onkosten bevatten van de maanden april, maart en februari. Onkosten die ouder zijn, worden niet verwerkt.

• Als je verplaatsingskosten indient, nemen wij altijd het bedrag dat fiscaal als maximum geldt. Je kan hier niet boven gaan, maar het kan ook niet lager zijn.

Digitale facturen

Wij sturen facturen zoveel mogelijk digitaal op. Dat zorgt voor efficiëntie waardoor we meer mensen kunnen helpen. De meeste budgethouders hebben intussen hun akkoord gegeven om hun facturen via mail te ontvangen. Vanaf nu leggen we deze vraag voor aan elke nieuwe budgethouder.

Wijzigingen doorgeven aan Dito

In de loop van de tijd kunnen een aantal zaken wijzigen. Sinds 2026 is het voor een aantal wijzigingen niet meer mogelijk om deze telefonisch door te geven. Je moet ons hiervoor per mail of per post op de hoogte brengen. Dit geldt voor:

• Verandering van bankrekening
• Verandering van onkostenvergoeding (forfait/reëel)
• Wijze van factuurverzending (mail of post)
• Gegeven toestemmingen

Domiciliëring

Je kan nu kiezen om je facturen te betalen via domiciliëring, van zodra deze mogelijkheid beschikbaar is.

Betaaltermijnen

• Onze facturen worden maandelijks verzonden tussen de 15de en de 25ste kalenderdag. Facturen moeten voldaan zijn binnen de 14 kalenderdagen na de factuurdatum.

• Bij niet betaling volgt een eerste herinnering via mail of per post, volgens de voorkeur die de budgethouder kenbaar heeft gemaakt bij het afsluiten van de overeenkomst.

• Bij niet betaling na deze eerste herinnering, ontvangt de budgethouder een 2de herinnering via aangetekende brievenpost. Dito verhoogt haar factuur met een forfaitaire kost voor het verzenden van deze aangetekende zending.

• Indien 14 kalenderdagen na verzending van de aangetekende herinnering de factuur nog steeds niet betaald is, of geen oplossing wordt uitgewerkt, maakt Dito de achterstallige facturen onmiddellijk over aan een gerechtsdeurwaarder.

Wanneer een factuur na deze stappen nog steeds niet betaald wordt, zetten wij de samenwerking definitief stop en brengen wij het VAPH hiervan op de hoogte.

Onze prijzen

Sinds 2026 verhogen wij onze prijzen jaarlijks om de dienstverlening te kunnen blijven realiseren. De administratiekosten voor budgethouders en ingeschakelde vrijwilligers blijven bestaan en bedragen 20 euro per jaar voor beiden. Nieuwe budgethouders betalen een eenmalige opstartkost van 150 euro bij aanvang van de dienstverlening.

Toekomstige wijzigingen

We willen het in de toekomst eenvoudiger maken om onze overeenkomsten aan te passen als dat echt nodig zou zijn. Daarom staat er in de nieuwe overeenkomst een paragraaf om dit mogelijk te maken. We wijzigen enkel en alleen een overeenkomst als het gaat om wijzigingen die geen grote impact hebben of die noodzakelijk zijn om ons aan te passen aan veranderingen in de wetgeving.

Vrijwilligers die werken met minderjarigen

Wij zijn wettelijk verplicht om aan vrijwilligers die met minderjarigen werken een uittreksel uit het strafregister op te vragen en dit te controleren. Voor budgethouders die sinds februari 2023 van onze vrijwilligersservice gebruik maken, is dit niet nieuw. Voor wie eerder in onze dienstverlening gestapt is, is dit wel nieuw.

Elektronisch klantenportaal

Een belangrijke vernieuwing is de introductie van ons elektronisch klantenportaal. Via dit portaal kunnen vrijwilligers digitaal onkosten invoeren en opvolgen. Zo hoef je minder papierwerk te doen en worden onkosten sneller en overzichtelijker verwerkt. Ook als budgethouder kan je via het portaal onkosten nakijken en goedkeuren. Meer info over hoe het portaal werkt, vind je hier.

Bereikbaarheid

Alles wat met de vrijwilligersservice te maken heeft, verloopt voortaan via één mailbox: dito.vrijwilligersservice@ditovzw.be. Let dus goed op dat je geen mails meer verzendt naar andere mailboxen. Ons telefoonnummer en onze kantooruren blijven ongewijzigd.

We bezorgen iedereen (begin 2026) een kaartje. Hierop vind je jouw klantnummer. Hou dit bij de hand als je ons belt.  Het factuurnummer is handig als je ons over een factuur belt. Dit vind je bovenaan op de factuur.

Stel ze via het onderstaande formulier.

Je kan:

• vragen stellen over onze dienstverlening voor budgethouders die met vrijwilligers werken
• vragen stellen over jouw ingediende kosten en facturen
• onkosten indienen.